La Seguridad y Salud en el Trabajo busca promover el trabajo sano y seguro, así como ambientes de trabajo que generen bienestar físico, mental y social de los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo anterior, dentro del plan de trabajo anual, se contemplan actividades de promoción, prevención y seguimiento de la salud física y mental, así como la prevención de enfermedades y accidentes laborales. Por otra parte, trabaja en la mitigación de los factores y condiciones que ponen en peligro la salud y la seguridad en el entorno laboral.
Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo
Plan Anual de Trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo - V1 ENE 2025
Plan Anual de Trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo - V2 MAY 2025
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo
En este Manual se describe el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, su alcance y cubrimiento de las actividades de acuerdo con el enfoque por procesos, fundamentado en los requisitos legales aplicables, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y basado en la mejora continua.
Política Sistema Integrado de Gestión
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en desarrollo de sus funciones y comprometido con la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión propondrá, orientará, coordinará y ejecutará la política exterior, administrando los recursos y el servicio exterior de la República en condiciones de oportunidad y conveniencia, y para ello nuestra Política del Sistema Integrado de Gestión establece las siguientes intenciones:
- Posicionar a Colombia como potencia mundial de la vida a través de una proyección plural y estratégica hacia el mundo e impulsar una nueva inserción en las diferentes dinámicas globales, regionales y fronterizas.
- Formular y ejecutar la Política Integral Migratoria de acuerdo con los lineamientos establecidos en la ley 2136 de 2021.
- Garantizar que los trámites y servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores se adelanten con estándares de calidad, facilidad de acceso y procedimientos ágiles y expeditos, basados en el uso de las tecnologías modernas y la interoperabilidad de los sistemas de información entre las entidades del Estado para una mayor eficacia, eficiencia y efectividad.
- Promover la protección del ambiente, mediante la reducción de los impactos negativos derivados de las actividades propias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
- Garantizar el uso responsable y sostenible de los recursos naturales, a través de la implementación de buenas prácticas que permitan controlar los aspectos ambientales significativos que se generan como resultado de las actividades propias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
- Incentivar el aprendizaje organizacional a través del adecuado uso y transformación del conocimiento nuevo y existente para la mejora continua de los procesos.
- Promover las competencias, formación, reconocimiento, motivación y calidad de vida del talento humano.
- Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles a fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
- Proteger la seguridad y salud de todos los funcionarios, mediante la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la Entidad.
- Gestionar, tanto la información como los documentos, con un enfoque de conservación, realizando una adecuada clasificación, administración y tratamiento durante su ciclo de vida, adoptando las disposiciones de la Ley General de Archivos, la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, y la Ley de Protección de Datos Personales.
- Desarrollar Políticas de Prevención del daño antijurídico, a efecto de disminuir la actividad litigiosa y evitar demandas en contra de la entidad que puedan afectar el patrimonio del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
- Cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- Cumplir con la normatividad aplicable y vigente.
Objetivos del SG-SST -
Cumplir con la normatividad aplicable vigente
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Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles a fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
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Proteger la seguridad y salud de todos los funcionarios, mediante la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la Entidad.
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Este reglamento permite identificar, controlar o eliminar los factores de riesgo identificados en las áreas de trabajo, que puedan generar incidentes, accidentes o enfermedades laborales, así como definir las responsabilidades dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) a todos los niveles de la Entidad, lo anterior dando cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable.
Gestión del cambio
Desde Seguridad y Salud en el Trabajo buscamos identificar aquellas condiciones de riesgo para el bienestar físico de los funcionarios, por lo tanto, actualmente la entidad cuenta con el procedimiento GH-PT-102 y a partir de él los cambios se registran mediante el formato GH-FO-141, con el que se podrá realizar una identificación de los peligros y la evaluación de riesgos en la seguridad y salud en el trabajo, y se debe diligenciar antes de dar inicio al cambio, entre el área que identifique el cambio y Seguridad y Salud en el Trabajo.
El área que vaya a realizar algún cambio debe remitir un correo electrónico a saludocupacional@cancilleria.gov.co a fin de solicitar asesoría referente a los cambios que se van a tener en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y así realizar la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de estos cambios, a fin de que puedan adoptar las medidas de prevención y control antes de su implementación, con el apoyo del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. De la misma manera, esta información contribuirá a la actualización del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.
Lo anterior en cumplimiento al del Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.26: El empleador o contratante debe implementar y mantener un procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, entre otros).
Matriz de peligros
La matriz de peligros se define dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) como la herramienta que permite identificar los riesgos a los que puede estar expuesto un trabajador en el desarrollo de sus funciones, para esto se analizan los riesgos identificados, los controles que se tienen sobre el riesgo con el fin de eliminarlo, hacerlo aceptable o con poca probabilidad de ocurrencia o con un menor impacto sobre la salud de los trabajadores.
Por lo anterior, a continuación, encontrará la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DEL RIESGO (GH-FO-128), en la cual se tienen claramente identificados los riesgos con sus respectivos controles de acuerdo con las actividades que se desarrollan dentro del Ministerio:
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Riesgo medio-alto "Riesgos prioritarios": Riesgo osteomuscular y Riesgo Psicosocial
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Riesgo bajo "Riesgos secundarios": Físicos, Condiciones de Seguridad, Riesgo Biológico y Fenómenos Naturales
Matriz de GIT Cartografía y Fronteras Terrestres
Recuerde comunicar cualquier riesgo, por pequeño que este pueda parecer, ¡Es el único camino para mejorar!
Repórtelos al correo leidy.vanegas@cancillería.gov.co o al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) quienes también le podrán brindar apoyo: copasst@cancilleria.gov.co.
Matriz Legal
La Matriz Legal de SST recopila las leyes, decretos, resoluciones y otras normas aplicables en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Su propósito es identificar las obligaciones legales, para su cumplimiento con el fin de definir en que forma se dará cumplimiento a cada uno de los requisitos, a través de planes de acción para el cubrimiento legal.
A continuación encuentra la ultima Matriz actualizada:
GH-FO-156 Matriz Legal - agosto 2025
Profesiograma
El profesiograma es una herramienta que se define a partir de los riesgos identificados por los cargos que tiene la entidad que tienen riesgos en común, por lo que se plantean evaluaciones médicas que permiten, mediante un seguimiento periódico, saber la condición en la que se encuentra el trabajador frente a los riesgos identificados para su cargo. Así mismo, permite identificar patologías de origen común que deben ser tenidas en cuenta para el desarrollo de sus funciones, esto con el fin de evitar que aumenten.
Lo invitamos a consultar el profesiograma GH-FO-168 de la entidad, que contempla los cargos, los exámenes, así como la periodicidad en la que se realizan.
Prevención riesgo osteomuscular
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Realizar pausas activas autónomas en tres momentos: antes, durante y posterior a la jornada laboral diaria, haciendo énfasis en el cuello, espalda, miembros superiores e inferiores, de igual manera incluir ejercicios para el sistema visual y mental. Cuando sean presenciales, estas actividades deben realizarse en grupos no mayores de cinco (5) personas y a 2 metros de distancia entre cada persona.
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Mantener una buena higiene postural en el puesto de trabajo.
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Adecuar el puesto de trabajo lo más ergonómico posible.
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Solicitar asesoría del profesional en fisioterapia de la ARL en caso de sentir algún tipo de molestias osteomusculares, enviando un correo electrónico a saludocupacional@cancilleria.gov.co
Prevención riesgo psicosocial
El programa de promoción, prevención e intervención de los factores psicosociales y la salud mental en el entorno laboral (GH-PT-14) es aplicable a todos los funcionarios del Ministerio, y contempla actividades de identificación, evaluación, intervención y monitoreo de los factores de riesgo psicosociales y de salud mental a los cuales puedan estar expuestos los funcionarios. Desde la prevención del riesgo psicosocial lo invitamos a promover las siguientes actividades:
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Mantenga relaciones personales saludables con familia, amigos y compañeros de trabajo.
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Reconozca y hable sobre sus emociones.
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Dedique tiempo para usted, practicando un hobbie o una actividad que le sea de interés.
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Regule horarios de sueño y de alimentación.
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Utilice técnicas de respiración, meditación o relajación
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Cree acuerdos de trabajo con su líder de oficina.
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Tenga amistades positivas.
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Trabaje en su propio crecimiento personal y en lo que lo hace realmente feliz.
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Reconocer y aceptar las emociones que nos puede producir la situación actual tanto a nivel laboral y personal.
Para recibir asesoría y acompañamiento psicosocial del manejo de sus emociones o situaciones que se estén presentando en el entorno laboral con un jefe o compañero de trabajo, solicite asesoría del profesional en psicología de la ARL o caja de compensación, enviando un correo electrónico a saludocupacional@cancilleria.gov.co
Lecciones aprendidas