De acuerdo con la Resolución 3711 del 18 de junio de 2015, El funcionario será la persona directamente responsable de tramitar en los tiempos y en las dependencias pertinentes la entrega del cargo, una vez sea comunicada la situación administrativa. Como parte del proceso es necesario realizar la entrega del cargo al jefe inmediato o a quien este delegue para tal fin. Esto con el objetivo de garantizar la adecuada continuidad de las actividades que el Ministerio de Relaciones Exteriores realiza y preservar la misión institucional. Así mismo, el jefe inmediato del funcionario que entrega el cargo es responsable de hacer el seguimiento a dicho proceso. En este ABC usted encontrará:
- Los plazos para entregar el cargo.
- Los Formatos de Control de Entrega según la situación administrativa.
- La ruta para descargar los formatos que debe diligenciar, y el paso a paso.
- Los correos y ubicaciones de las oficinas para solicitud de paz y salvos.
- Información importante para funcionarios en planta externa que son retirados en aplicación del artículo 60 y literal b. del artículo 61, esto es, “principio de especialidad” o “cumplimiento de cuatro años de servicio” en provisionalidad en cargos de Carrera Diplomática y Consular.
- Un compendio de preguntas frecuentes.
En virtud de lo expresado en el artículo 2° de la Resolución 3711 de 2015, si el funcionario se encuentra en Planta interna, tendrá quince (15) días hábiles para hacer entrega del cargo, a partir de la fecha de separación de este; si el funcionario se encuentra en Planta externa, tendrá sesenta (60) días calendario para hacer entrega del cargo, a partir de la fecha de separación de este.
| TABLA 1. FORMATOS DE CONTROL DE ENTREGA POR DILIGENCIAR SEGÚN LA SITUACIÓN ADMINISTRATIVA | |
| FORMATO | APLICA PARA: |
| GH-FO-224 | Funcionarios con Reubicación en planta interna. “De una dependencia a otra”. |
| GH-FO-225 | Funcionarios que alternen o sean trasladados desde la planta externa hacia la planta interna. |
| GH-FO-226 | Funcionarios que cambien de misión en planta externa. |
| GH-FO-227 | Funcionarios que alternen o sean trasladados desde planta interna hacia planta externa. |
| GH-FO-228 | Funcionarios que se hayan retirado o vayan a entrar a licencia ordinaria, disponibilidad, comisión de libre nombramiento y remoción o comisión de estudios. |
| GH-FO-229 | Funcionarios que entreguen un encargo en planta externa (Encargo de Negocios o Encargo de Funciones Consulares). Aplica para encargos de más de un mes. |
El funcionario deberá descargar del Sistema Maestro los formatos correspondientes según la situación administrativa en la que se encuentra, siguiendo el siguiente enlace: “Sistema Integrado de Gestión”. Si es la primera vez que ingresa a al sistema, deberá enviar un correo a DAVID ALBERTO RODRIGUEZ GIL david.rodriguezg@cancilleria.gov.co con el fin de que le habiliten los accesos internos de este aplicativo.
En cumplimiento a las políticas de calidad y de gestión documental, se recomienda descargar formatos directamente del sistema. Luego de diligenciar correctamente y con todas las firmas de paz y salvos, se debe entregar el formato principal y sus formatos anexos ante el GIT Administración de Personal -FS103- al funcionario encargado de recibir Entregas de Cargo JORGE ANDRES RICO HERRERA jorge.ricoh@cancilleria.gov.co
| TABLA 2. FORMATOS ADICIONALES POR DILIGENCIAR PARA LA ENTREGA DEL CARGO | ||
| FORMATO | DESCRIPCIÓN | APLICA PARA: |
| GH-FO-54 |
Es el acta de entrega informe de la gestión, donde hace una breve descripción de las labores que estaba realizando y lo que queda pendiente, debe dejar una copia con su jefe inmediato. “Este formato solo aplica para funcionarios en planta interna y funcionarios en planta externa que no se desempeñen como Jefes de Misión, Jefes de Oficinas Consulares Encargados de Negocios ni Encargados de Funciones Consulares.” - Si usted es Jefe de Misión (o Encargado de Negocios) ante otro gobierno, no debe diligenciar el GH-FO-054 y, en su lugar, sí debe diligenciar el GH-FO-245. - Si usted es Jefe de Misión (o Encargado de Negocios) ante una organización internacional, no debe diligenciar el GH-FO054 y, en su lugar, sí debe diligenciar el GHFO-244. - Si usted es Jefe de una Oficina Consular o Encargado de Funciones Consulares en un Consulado o en una Sección Consular, no debe diligenciar el GH-FO-054 y, en su lugar, sí debe diligenciar el GH-FO-246. |
Funcionarios en planta interna y funcionarios en planta externa que no se desempeñen como Jefes de Misión, Jefes de Oficinas Consulares Encargados de Negocios ni Encargados de Funciones Consulares. |
| GA-FO-004 | Es el inventario físico, comunicarse con el almacén para que le aclaren qué elementos se encuentran en su inventario y lo pueda traspasar a la persona que le recibirá el cargo. | Todos los funcionarios. |
| GD-FO-008 | Debe hacer el inventario documental. El formato debe contar con el visto bueno del GIT de Archivo. | Todos los funcionarios. |
| GH-FO-100 | Autorización notificación por medios electrónicos y/o actualización dirección de correspondencia. Este formato debe enviarlo firmado y escaneado: yudi.parra@cancilleria.gov.co y david.barbosa@cancilleria.gov.co para efectos de liquidación y prestaciones sociales. | Solo funcionario en proceso de retiro. |
| Declaración formato SIGEP II |
-Debe anexar la declaración de bienes y rentas en el formato SIGEP II del año inmediatamente anterior. - Y anexar la declaración de bienes y rentas por retiro en el formato SIGEP II con los ingresos del año en curso. |
Solo funcionario en proceso de retiro. |
| Acta de Informe de Gestión (Ley 951 de 2005 y Circular 11 de 2006 de la Contraloría General de la República) | El Acta de Informe de Gestión debe ser entregada a la persona que recibe el cargo, si no existe designación del reemplazo, se entregará a quien su superior jerárquico haya determinado para tal efecto. Dentro de los quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, el funcionario que entrega el cargo, debe remitir copias del Acta de Informe de Gestión debidamente firmada por él y por el funcionario quien recibió el informe, junto con una copia del inventario de bienes devolutivos y entregarlas al GIT Control Interno de Gestión y al GIT Administración de Personal. | Funcionarios ordenadores de gasto (que manejen recursos públicos). |
| GF-FO-106 | Por medio de este formato se hace entrega de los títulos valor. Este formato debe enviarlo al Grupo Interno de Trabajo de Almacén. | Funcionarios que manejen títulos valor. |
| Evaluación de personal a cargo | Debe evaluar el personal que tiene a cargo por el medio del formato respectivo. Dichas evaluaciones deben ser enviadas al Grupo Interno de Trabajo de Carreras Diplomática y Administrativa. Así, también debe contar con sus evaluaciones pertinentes a la fecha de la situación administrativa, | Funcionarios con personal a cargo. |
| Obligación diligenciamiento registro conflictos de interés | De acuerdo con lo señalado en el artículo 1, parágrafo 1 de la Ley 2013 del 30 de diciembre de 2019, que establece: “(…) La publicación de esta información será requisito para posesionarse, ejercer y retirarse del cargo. A quienes no aplica el ingreso y retiro del cargo, será requisito antes, durante y al término del ejercicio de la función pública, prestación de servicios públicos o administración de bienes o recursos públicos. (…)”. Por lo tanto, recordamos que es de carácter obligatorio, realizar la publicación del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, al momento de su desvinculación con este Ministerio. https://www.funcionpublica.gov.co/fdci/login/auth |
Funcionarios en planta interna y funcionarios en planta externa que se desempeñen como Jefes de Misión, Jefes de Oficinas Consulares, Embajadores, Encargados de Negocios Y Encargados de Funciones Consulares. Aplica Solo para retiro de la entidad. |
PASO A PASO DE LA ENTREGA
- Identifique el formato de Control de Entrega que le aplique según la situación administrativa en la que se encuentre. Revise la tabla 1 del presente ABC. Nota: Si la entrega del cargo es por retiro, debe adelantar la entrega desde su correo personal (Hotmail, Gmail, Yahoo, etc.), ya que la Dirección de Gestión de Información y Tecnología deshabilita la cuenta institucional tan pronto se haga efectivo el retiro.
- Diligencie el formato de Control de Entrega que le aplique y firme el formato al final.
- Tramite el formato de Control de Entrega con su jefe inmediato (o el funcionario que recibe el cargo) para que este firme los ítems que le corresponden. Se deben firmar las todas las actividades listadas en el formato, DESCRIPCIÓN ENTREGA DE ACTIVIDADES. así No Aplique, el “Jefe inmediato o quien recibe el cargo” debe firmar, y usted firmar al final del formato como funcionario que hace la entrega.
- Identifique los formatos adicionales que le apliquen, diligéncielos y fírmelos. Revise la tabla 2 para este punto. Tramite con su jefe inmediato (o al funcionario que recibe el cargo) los formatos adicionales que le apliquen para su firma.
- Simultáneamente al punto anterior, debe solicitar a cada dependencia su visto bueno (firma) de paz y salvo en cada ítem que corresponda en el control de entrega, recuerde que así no tenga asuntos pendientes, o no aplique con el GIT o con la dependencia correspondiente deberá solicitar su firma de paz y salvo.
- Una vez su jefe (o quien le recibe el cargo) haya firmado los formatos y tenga todas las firmas de paz y salvo de las dependencias, radique en la Oficina de Administración de personal -FS103- sus documentos en original para ser verificados y archivados en su historia laboral al funcionario encargado de recibir Entregas de Cargo JORGE ANDRES RICO HERRERA. jorge.ricoh@cancilleria.gov.co.
Nota: En el caso de los funcionarios que se encuentren en Planta Externa y no puedan presentarse físicamente en las instalaciones del Ministerio, debido a situaciones como Cambio de Misión, Entrega de Encargo o casos de fuerza mayor, informar a la Dirección de Talento Humano y al GIT de Administración de Personal, para evaluar la entrega de cargo de manera virtual. De presentar problemas con la plataforma SIGEP, debe escribirle a claudiam.rodriguez@cancilleria.gov.co.
Para ello, deberán solicitar paz y salvos por correo y una vez completen el diligenciamiento de los formatos, deberán recolectar la información y realizar un único envió al correo: jorge.ricoh@cancilleria.gov.co.
| TABLA 3. FUNCIONARIOS Y DEPENDENCIAS PARA SOLICITUD DE "PAZ Y SALVO" | ||
| DEPENDENCIA | FUNCIONARIO | OFICINA |
| G.I.T. Control Interno de Gestión | Coord. María Del Pilar Lugo González maria.lugo@cancilleria.gov.co | OH 216 |
| G.I.T. Carreras Diplomática y Administrativa | Coord. Juan Azuero juan.azuero@cancilleria.gov.co | FS 212 |
| G.I.T. Bienestar, Capacitación, Seguridad y Salud en el Trabajo |
Coord. Yazmín Hernández Veloza yazmin.hernandez@cancilleria.gov.co |
FS 214 |
| Póliza médica | Marie Astrid Gómez Navarro Marie.gomez@cancilleria.gov.co | SC 121 |
| G.I.T. Servicios al Exterior | Coord. Johanna Amparo Morales González johanna.morales@cancilleria.gov.co | LM 205 |
| G.I.T. Almacén | Coord. Norma Constanza Vargas Torres norma.vargas@cancilleria.gov.co | FS 108 |
| G.I.T. Archivo | Coord. Hivón Maritza Sanabria archivo.Consulta@cancilleria.gov.co | OH 102 |
| G.I.T. Biblioteca |
Claudia Esperanza Gómez claudia.gomez@cancilleria.gov.co t-biblioteca@cancilleria.gov.co |
OH primer piso |
| G.I.T. Pasaportes Diplomáticos | Marisol Vargas Marín marisol.vargas@cancilleria.gov.co | SC 113 |
Dirección de Gestión de Información y Tecnología |
Mesa de Ayuda |
OH cuarto piso |
|
Luisa Polo luisa.polo@cancilleria.gov.co |
||
| Entrega de carné | Hugo Armando Solano hugo.solano@cancilleria.gov.co | Oficina de Seguridad Patio de la Palma |
| Grupo Interno de trabajo de Tiquetes y Viáticos | Vanessa Katherine Gómez Calderón vanessa.gomez@cancilleria.gov.co | LM 302 |
| NOTA: Recolectar las firmas de paz y salvo a las dependencias que aparezcan enlistadas en el formato de Control de Entrega que le aplique. | ||
Información importante para funcionarios en planta externa que son retirados en aplicación del artículo 60 y literal b. del artículo 61, esto es, “principio de especialidad” o “cumplimiento de cuatro años de servicio” en provisionalidad en cargos de Carrera Diplomática y Consular.
Si la entrega de su cargo en planta externa se da con ocasión de retiro por principio de especialidad o por cumplimiento de cuatro años de servicio, tenga que en cuenta que la norma le concede un plazo de dos (2) meses para hacer dejación del cargo y regresar al país, a partir de la fecha en la que le comunicaron el decreto o resolución de retiro. Recuerde que la fecha de separación del cargo (último día laboral) no necesariamente corresponde al plazo máximo de los dos meses, este término puede ser inferior.
En todo caso, debe informar al funcionario que le comunicó el decreto o resolución de retiro la fecha de su último día laboral, la cual no puede superar dos (2) meses. Se advierte que la fecha de retiro (último día laboral) es la misma fecha que en el formato GH-FO-228 se solicita como “fecha de separación del cargo” y que en el formato GH-FO54 se solicita como “fecha de terminación de gestión”.
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Debo diligenciar todos los formatos de Control de Entrega?
Respuesta: Solo debe diligenciar el formato de Control de Entrega que le aplique, según la situación administrativa en la que se encuentre. Revise la tabla 1 del presente ABC.
2. ¿Mi jefe inmediato o quien recibe el cargo debe firmar el formato de Control de Entrega que me aplique?
Respuesta: Sí. El jefe inmediato o quien recibe el cargo debe firmar todas las casillas de las actividades correspondientes al punto 2. DESCRIPCION ENTREGA DE ACTIVIDADES “jefe inmediato o quien recibe el cargo” del formato de Control de Entrega.
3. Si alguna de las actividades del punto 2 DESCRIPCION ENTREGA DE ACTIVIDADES “jefe inmediato o quien recibe el cargo” del formato de Control de Entrega no aplica en mi caso, ¿igual mi jefe inmediato o quien recibe el cargo debe firmar la casilla respectiva?
Respuesta: Las actividades del punto 2. DESCRIPCION ENTREGA DE ACTIVIDADES “Jefe inmediato o quien recibe el cargo” se debe firmar así no aplique en su caso, en descripción se coloca un N/A acompañado de nombre y firma del jefe o quien reciba quien corrobora la información.
4. ¿Debo solicitar los “paz y salvo” de todas las dependencias que aparecen en el formato de Control de Entrega?
Respuesta: Sí. Debe solicitar a todas las dependencias que aparecen en el formato de Control de Entrega el correspondiente “paz y salvo”. Así en la descripción no aplique.
5. ¿Debo solicitar todos los paz y salvos de las dependencias que aparecen listadas en la Tabla 3. ¿funcionarios y dependencias para solicitud de “paz y salvo”?
Respuesta: Solo debe solicitar paz y salvos de las dependencias que se encuentren listadas en el formato “Control de Entrega” según sea su situación administrativa.
6. ¿Cuántos “paz y salvo” debo solicitar por dependencia?
Respuesta: Debe solicitar un (1) “paz y salvo” por dependencia, excepto en el caso del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Capacitación y Salud en el Trabajo, en el cual debe solicitar dos “paz y salvos”: uno por parte de la coordinación y uno por parte de Póliza Médica.
7. ¿Cuánto tiempo tengo para hacer entrega del cargo?
Respuesta: A partir de la fecha de separación del cargo, quince (15) días hábiles, si se encuentra en planta interna; o sesenta (60) días calendario, si se encuentra en planta externa.
8. ¿Puedo ser sancionado, si no hago entrega del cargo?
Respuesta: Sí. De acuerdo con la Resolución 3711 de 2015, el incumplimiento de la entrega del cargo puede acarrear investigaciones disciplinarias y sanciones, en virtud de la Ley 734 de 2002 y la Ley 1952 de 2019.