Consulta Archivo Central
Consulta Archivo Central Módulo de Gestión Documental para el almacenamiento de los archivos digitales y permite verificar, consultar y descargar documentos y expedientes que han sido entregados en transferencia primaria y se encuentran en custodia del Archivo Central del Ministerio Relaciones Exteriores.
Gestión Correspondencia: Centraliza e integra el proceso de gestión y trámite de correspondencia, desde la radicación de entrada y salida de documentos físicos y electrónicos, permite: asignar, elaborar, solicitar concepto, solicitar aprobación y firmar digitalmente los documentos electrónicos, enviar físicamente o electrónicamente el documento a través de los canales de distribución físicos o por la Oficina Postal Electrónica– OPE del Ministerio.
Gestión de PQRSDF: (Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, Denuncias y Felicitaciones), permite solicitar concepto a uno o varios usuarios de manera simultánea, para dar respuesta a la solicitud, notifica por correo las PQRSDF que debe tramitar o reasignar, envía respuesta al solicitante por correo o físicamente.
Gestión Documental: Centraliza los documentos electrónicos que producen a diario el Ministerio y las misiones en el archivo de gestión, permite: la creación de expediente electrónico y su consulta, incluir documentos al expediente, gestionar los documentos a través de la agenda, transferir los documentos electrónicos al archivo central cuando cumplan el tiempo de retención.
Gestión de Archivo Central: Sistema que gestiona la consulta, la conservación y la transferencia del archivo electrónico a partir de la Tabla de Retención Documental TRD. Incluye niveles de seguridad para la gestión de archivo incluyendo la consulta y su actualización, las políticas de retención integridad, disponibilidad, control y perdurabilidad de la misma.
Beneficios
- Facilita el seguimiento y control de la gestión de correspondencia, bajo los principios de buenas prácticas de gestión documental, permitiendo establecer registros, seguimiento, trazabilidad y gestión, los cuales son organizados en expedientes que son creados a partir de las Tablas de Retención Documental (TRD).
- Centralizada la gestión de la PQRSDF, informando de manera oportuna la asignación y el vencimiento de términos.
- Gestiona mediante alertas y notificaciones de correos electrónicos las solicitudes de documentos transferidas a usuarios para su gestión.
- Provee servicios de interoperabilidad que permite integrar los sistemas de información con el Sistema de Gestión Documental.
- Reduce el consumo de papel y el espacio de almacenamiento a través de opciones como prestamo electrónico y notificaciones electrónicas
Características
- Gestión de archivos: armoniza los expedientes electrónicos y físicos en el sistema.
- Incluye metadatos dinámicos, que permiten su asociación a expedientes electrónicos y tipos documentales.
- Realiza las transferencias documentales.
- Centraliza la información que se produce a diario en el Ministerio de Relaciones Exteriores, asegurando la gestión, autenticidad, disponibilidad, control y apertura de la misma.
- Establece lineamientos y procedimientos que permiten a las oficinas de correspondencia, cumplir con la gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
- Creación de Metadatos personalizados, y los asocia de manera ágil al expediente o a los tipos documentales.
- Creación de Expedientes Electrónicos de acuerdo a las TRD del Ministerio para la conservación e integridad de los procesos que se llevan con los archivos de gestión, centrales e históricos.
- Dispone de un componente de migración que automatiza procesos de carga de imágenes y metadatos de documentos digitalizados.