El conocimiento normativo y práctico de la función consular por parte del personal que presta este servicio en el exterior es fundamental para el fortalecimiento de las políticas de gestión de calidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

El Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Asuntos Consulares y Cooperación Judicial, Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, orienta y asesora a los funcionarios en el exterior en el cumplimiento de las funciones relativas a los servicios que en el territorio nacional atienden otras entidades del Estado, dada la proliferación de normas, instrucciones, directivas y demás reglamentación que se expide para el efecto. En ese sentido, igualmente apoya la comunicación entre las oficinas consulares y las respectivas entidades competentes.

La Convención de Viena sobre Relaciones Consulares del 24 de abril de 1963, en su artículo 5, literal f, dispone que las funciones consulares consistirán, entre otras, en "actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del Estado receptor". A su vez el literal j del citado artículo estipula: "j) comunicar decisiones judiciales y extrajudiciales y diligenciar comisiones rogatorias de conformidad con los acuerdos internacionales en vigor y, a falta de estos, de manera que sea compatible con las leyes y reglamentos del Estado receptor".  

Asimismo, la legislación nacional establece las funciones de registro civil en el Decreto Ley 1260 de 1970 y demás normas que lo adicionan y/o modifican. Por su parte, el Decreto Ley 960 de 1970 regula la función notarial.​

La cooperación judicial internacional encuentra su fundamento normativo en los artículos 41, 171 y 182 de la Ley 1564 de 2012 o Código General del Proceso, y en materia penal el artículo 486 de la Ley 906 de 2004 o Código de Procedimiento Penal. También hacen parte del marco jurídico de la cooperación judicial todos los tratados internacionales sobre la materia suscritos y ratificados por Colombia.

Los funcionarios del GIT de Asuntos Consulares y Cooperación Judicial se encuentran siempre dispuestos a responder las dudas e inquietudes que se presentan en el desarrollo de las funciones consulares, así como de los diferentes actores que, por sus competencias legales, intervienen en estos trámites.

De acuerdo con el artículo 70 sección 20 de la Resolución No. 7810 del 7 de julio de 2025, las funciones de competencia del GIT de Asuntos Consulares y Cooperación Judicial son las siguientes:

Articulo 71. Grupo lnterno de Trabajo Asuntos Consulares y Cooperación Judicial. Corresponde al Grupo lnterno de Trabajo Asuntos Consulares y Cooperaci6n Judicial, adscrito a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, ejercer las siguientes funciones:

1. Asesorar a los consulados de Colombia acreditados en el exterior y a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, sobre los tramites documentales notariales, electorales, relacionados con el registro civil, cedula de ciudadanía, tarjetas de identidad, reclutamiento, antecedentes judiciales, supervivencias y demás relacionados con el Grupo.

2. Servir de enlace y operación entre la Registraduría Nacional del Estado Civil y los consulados acreditados por Colombia en el exterior, para la realización de jornadas electorales.
3. Elaborar las letras patentes y supervisar los tramites para la acreditaci6n de los Cónsules de Colombia en el exterior.
4. Adelantar los estudios requeridos para la creación de consulados honorarios y elaborar los proyectos de decreto para la creación y supresión de estos, así como los decretos de designación y aceptación de renuncia de los cónsules honorarios.
5. Adelantar los estudios requeridos para la creaci6n de consulados de carrera o redistribución de circunscripciones consulares, y elaborar los proyectos de decreto para la apertura y/o supresión de estos.
6. Coordinar el trámite de las comisiones que libran las autoridades judiciales o administrativas (exhortos, cartas rogatorias, notas suplicatorias y oficios), verificando su forma, contenido y ajuste a la legislación interna, a la costumbre internacional y a los tratados internacionales; y enviarlas al consulado o embajada correspondiente, para su debido trámite.
7. Proyectar y suscribir las constancias de no objeción, solicitadas por connacionales estudiantes en el exterior para adelantar trámites ante las autoridades del país de residencia, relacionados con su situación académica o profesional.
8. Participar en la planificación y puesta en ejecución, en coordinación con la Dirección de Talento Humano, de los procesos de entrenamiento y actualización de los servidores públicos del Ministerio encargados de la gestión consular.
9. Estudiar las solicitudes de jornadas de consulados móviles y llevar a cabo los tramites requeridos para la realización de estos.
10. Participar en las reuniones y encuentros, así como en la negociación de instrumentos que a nivel multilateral, bilateral o regional se relacionan con las funciones asignadas al grupo.
11. Apoyar a la Dirección Administrativa y Financiera en la actualizaci6n de los derechos a cobrar por concepto de actuaciones y servicios relacionados con la funciones registrales y notariales, de acuerdo con la normatividad vigente.
12. Participar en la definición, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, planes y programas relacionados con los temas de su competencia.
13. Presentar los informes que sean requeridos por el Secretario General, el Director de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, los organismos de control y demás entidades, relacionados con las funciones asignadas al grupo.
14. Mantener actualizada y sistematizada la documentación relativa a los asuntos a su cargo y velar por su correcto archivo, conservación y respeto a los principios de reserva y confidencialidad.
15. Responder los derechos de petición relativos a los asuntos de competencia del grupo interno de trabajo.
16. Remitir oportunamente los insumos y pruebas para la respuesta de las acciones de tutela sabre los temas a su cargo que sean solicitados por el Grupo lnterno de Trabajo de Acciones Constitucionales.
17. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente.

El GIT de Asuntos Consulares y Cooperación Judicial actualiza la Guía Consular (DP-GS-12), que se encuentra a disposición de todos los funcionarios en el Sistema Maestro:​ 

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Minutas y modelos para actos notariales y cooperación judicial

· Minutas de actos notariales 
· Poder General
· Reconocimiento Hijo Extramatrimonial
· Corrección del componente sexto en el Registro Civil
· Certificación de copia de escritura pública
· Certificación Vigencia de Poder
· Capitulaciones Matrimoniales

:Modelo para el cumplimiento de un exhorto cuando se trata de recibir declaración o testimonio​
·Modelo para el cumplimiento de un exhorto cuando se trata de notificación Judicial
· Modelo para el cumplimiento de un exhorto cuando se trata de notificación personal
· Diligencia de compromiso - Artículo 65 del código de procedimiento penal